Office

Tipps & Tricks

Allgemein

Ansicht

Funktioniert bei allen Office Anwendungen (Word, Excel, Outlook, OneNote)

Wenn euch das Ribbon zu viel Platz einnimmt habt ihr ganz rechts einen kleinen Pfeil, auf dem ihr "reduzierte" Formen des Ribbons auswählen könnt.  

Am selben Ort könnt ihr auch die Symbolleiste für den Schnellzugriff  anzeigen oder verbergen. Auf diese Symbolleiste könnt ihr wie der Name schon sagt Befehle für den schnellen Zugriff legen. Dazu müsst ihr auf das untenstehende Zeichen klicken. Wo ihr das findet (ob in der Titelleiste oder unter dem Ribbon) könnt ihr dort einstellen Über/Unter dem Menüband anzeigen. Hier sind beide Orte abgebildet.  

Unter Weitere Befehle... könnt ihr neue Befehle zur Symbolleiste hinzufügen. Ziel: die Befehle die ihr am häufigsten verwendet oder am "weitesten" suchen/klicken gehen müsst, in die Symbolleiste übernehmen

Wenn ihr einen Befehl in der voreingestellen Liste Häufig verwendete Befehle nicht findet, dann könnt ihr auf dem GELBEN Dropdown die Befehlsgruppe des Ribbons auswählen, wo der Befehl drin steht. Wenn ihr ihn dort nicht entdeckt könnt ihr auch "Alle Befehle" einblenden (dann geht die Suche etwas länger). Wenn der gewünschte Befehl gefunden ist, auf Hinzufügen (ORANGE) klicken und ihr habt diesen in eurer Symbolleiste. Ob mit oder ohne Beschreibung zum Icon angezeigt werden soll (BLAU) könnt ihr ebenfalls einstellen.  

Dann mit OK bestätigen et voilà

Für all jene die nun noch schneller sein wollen:

Wenn ihr diese Ansicht nun z.B. so habt  

könnt ihr Alt drücken und euch werden Nummern angezeigt mit welchen ihr den Befehl ausführen könnt  

   

Schnellzugriff

Schnellzugriffe einrichten (funktioniert analog wie in Outlook und anderen Office-Produkten)

Schnellzugriffmenu über oder unter dem Menüband öffnen (es kann wahlweise eingestellt werden, ob die Schnellzugriffe über oder unter dem Menüband angezeigt werden sollen)

Schritt 1:

über dem Menüband:

unter dem Menüband:

 

Schritt 2:

Im aufgeklappten Menu einzelne Befehle auswählen (z.B. "E-Mail" für das direkte Versenden des Word-Files als E-Mail-Anhang) oder über "weitere Befehle" die vollständige Auswahl öffnen

Schritt 3:

Im linken Teil bei "Befehle auswählen" "Häufig verwendete Befehle" oder eine Registerkarte auswählen (oder "alle Befehle und den gewünschten Befehl suchen) --> den gewünschten Befehle anwählen und über "Hinzufügen >>" in die Symbolleiste Schnellzugriff aufnehmen (Reihenfolge kann über die zwei kleinen Pfeile rechts geändert werden) --> am Schluss auf "OK" klicken

 

Word

Schnellbausteine für Signatur

In den Offerten und Berichten werden die Unterschrift und die Signatur des/der PL und der QS-Stelle eingefügt. Diese können in den Schnellbausteinen gespeichert werden und so mit zwei Klicks eingefügt werden (kein mühsames Einfügen mehr über das Word mit allen Unterschriftenblocks bzw. herauslöschen von Signaturen in den Vorlagen).

Berichtssignatur als Schnellbaustein einrichten

Schritt 1:

Alle offenen Word-Dokumente schliessen

Schritt 2:

Die per Mail erhaltene Vorlage Unterschriftenblock öffnen (damit es keinen Word-Absturz gibt, nicht das Vorlagen-File auf dem Server öffnen; bitte den Mail-Anhang verwenden!)

Schritt 3:

Gitternetzlinien von Tabellen anzeigen (hilft auch sonst beim Bearbeiten von Tabellen...):

Eigene Signatur anklicken --> Registerkarte Layout öffnen (ganz rechts) --> Gitternetzlinien anzeigen

Eigene Signatur markieren --> von unten die Funktion, den Titel und den Namen markieren, die Unterschrift wird automatisch auch markiert (vgl. --> korrekt)

ACHTUNG: oberes und unteres Feld darf nicht vollständig markiert werden, vgl. --> falsch!  

Im unteren Feld darf nur der Text und im oberen nur die Unterschrift markiert sein, damit es funktioniert --> Falls ganze Felder markiert, nochmals neu beginnen mit dem Markieren)

--> korrekt:

--> falsch:

Schritt 4:

Wenn die Signatur korrekt markiert ist, im Menu "Einfügen" im Bereich "Text" auf "Schnellbausteine" klicken --> "Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern"

Schritt 5:

Beim Feld "Name" den eigenen Namen eingeben (oder ggf. denjenigen einer anderen Person, falls noch weitere Signaturen gespeichert werden) und "OK" klicken

Schritt 6:

Dokument schliessen, Dokument nicht speichern

Bei folgender Meldung: Änderungen in Buildingblocks "speichern" --> falls diese Meldung nicht kommt, bitte bei ek melden!

TESTEN:

Schritt 1:

Wordfile im Mail-Anhang öffnen (die Offert- oder Berichtsvorlagen werden asap noch angepasst)

Schritt 2:

Signatur über den vorhin eingerichteten Schnellzugriff einfügen (gespeicherte Signatur anwählen)

(oder über "Einfügen" --> "Schnellbausteine" (beim Abschnitt "Text") --> Signatur anwählen)

Schritt 3:

Schnellbaustein löschen:

Schnellbausteine --> Baustein-Manager --> Entsprechenden Schnellbaustein suchen (nach Name sortieren), löschen und schliessen

Tastenkombinationen

Dank Tastenkombinationen entfällt das Sich-Durchklicken durch Menüs. Tastenkombinationen können sowohl für Formatierungen als auch für einzelne Befehle eingerichtet bzw. genützt werden.  

Schritt 1:

Berichtsvorlage öffnen

Schritt 2:

Tastenkombinationen für FP-Formatierungen einrichten:

Word öffnen --> Rechtsklick auf gewünschte Formatierung bei Formatvorlagen --> ändern --> Format --> Tastenkombination

Bei "Neue Tastenkombination" ins leere Feld klicken und gewünschte Tastenkombination drücken (gedrückte Tasten erscheinen im Feld) --> Zuordnen --> Schliessen --> OK

Übung: Folgende Formatierungen speichern

• Standard --> Ctrl+Alt+S
• Randtitel --> Ctrl+Alt+R
• Aufzählung --> Ctrl+Alt+A
• Füller --> Ctrl+Alt+F
• FP_Abbildung --> Ctrl+Alt+P (Picture)
• FP_Beschriftung_Abbildung --> Ctrl+Alt+B (Beschriftung)

• Ihr könnt beliebig weitere Tastenkombinationen speichern. Vorsicht bei bereits vergebenen Tastenkombinationen (z.B. Ctrl+Shift+F für fett etc.)
  Weitere hilfreiche Tastenkombinationen für die wichtigsten Befehle:
  • Überarbeitungsmodus ein-/ausschalten --> Ctrl+Shift+E
  • Kommentar einfügen --> Ctrl+Alt+K
  • Kommentar abschliessen --> Ctrl+Enter
  • Alles markieren --> Ctrl+A  
  • Felder aktualisieren (Verweise, Inhaltsverzeichnis etc.) --> F9
  • Im Dokument suchen --> Ctrl+F
  • Formatierung kopieren --> Ctrl+Shift+C
  • Formatierung übertragen --> Ctrl+Shift+V
  • Hochgestellt --> Ctrl+Shift+1
  • Tiefgestellt --> Ctrl+Alt+3
• PDF mit den wichtigsten Tastenkombinationen: "Q:\Alle\QMS\00 Bedienungsanleitungen\EDV_Software\Anleitungen Software\Office\Tastenkuerzel_Word.pdf" (Verlinkung kann im Teams leider nicht eingefügt werden...)

Outlook

Signaturen

Häufig verwendete Signaturen könnt ihr in Eigenregie erfassen. Als Beispiel seht ihr unten eine Liste von Signaturen. Einige werden euch automatisch vom Server her verteilt. Beispiel möglicher Signaturen:

Wenn ich nun eine Mail geschrieben habe aber die Standardsignatur nicht passt, kann ich diese mit Alt+# (8-ung: Nummer ändert mit der Position in der Symbolleiste) ansteuern und mit den Pfeiltasten auswählen und Enter drücken (geht natürlich alles auch mit der Maus). Danach können die ganz schnellen Ctrl+Enter drücken und das Mail ist verschickt ohne die Maus zu berühren.

 

Zum Anpassen der Signaturen auf Signaturen... (siehe Bild oben) klicken und im folgenden Fenster  

auf Neu klicken, Namen vergeben und im Fenster darunter Eintragen was man will.