Outlook

Inhalt

Unser täglich Outlook gib uns heute... Wir arbeiten so viel mit Outlook. Was könnte man effizienter machen? Tipps und Tricks die euch die Arbeit mit Outlook leichte machen findet ihr untenstehend.

 

1. Inhalt
2. Ansicht (dieses Vorgehen funktioniert bei allen Office-Programmen)
3. Links zu Dateien oder Dateien selbst verschicken
4. Verzögertes Versenden
5. Signaturen

 

Ansicht (dieses Vorgehen funktioniert bei allen Office-Programmen)

1. Wenn euch das Ribbon zu viel Platz einnimmt habt ihr ganz rechts einen kleinen Pfeil, auf dem ihr "reduzierte" Formen des Ribbons auswählen könnt.  

 

1. Am selben Ort könnt ihr auch die Symbolleiste für den Schnellzugriff anzeigen oder verbergen. Auf diese Symbolleiste könnt ihr wie der Name schon sagt Befehle für den schnellen Zugriff legen. Dazu müsst ihr auf das untenstehende Zeichen klicken. Wo ihr das findet (ob in der Titelleiste oder unter dem Ribbon) könnt ihr dort einstellen Über/Unter dem Menüband anzeigen. Hier sind beide Orte abgebildet.  

   

Unter Weitere Befehle... könnt ihr neue Befehle zur Symbolleiste hinzufügen. Ziel: die Befehle die ihr am häufigsten verwendet oder am "weitesten" suchen/klicken gehen müsst, in die Symbolleiste übernehmen

Wenn ihr einen Befehl in der voreingestellen Liste Häufig verwendete Befehle nicht findet, dann könnt ihr auf dem GELBEN Dropdown die Befehlsgruppe des Ribbons auswählen, wo der Befehl drin steht. Wenn ihr ihn dort nicht entdeckt könnt ihr auch "Alle Befehle" einblenden (dann geht die Suche etwas länger). Wenn der gewünschte Befehl gefunden ist, auf Hinzufügen (ORANGE) klicken und ihr habt diesen in eurer Symbolleiste. Ob mit oder ohne Beschreibung zum Icon angezeigt werden soll (BLAU) könnt ihr ebenfalls einstellen.  

Dann mit OK bestätigen et voilà

 

1. Für all jene die nun noch schneller sein wollen: Wenn ihr diese Ansicht nun z.B. so habt  

könnt ihr Alt drücken und euch werden Nummern angezeigt mit welchen ihr den Befehl ausführen könnt  

   

 

Links zu Dateien oder Dateien selbst verschicken

Weshalb sollte man in Mail Links auf Dateien statt der eigentlichen Datei versenden?? Gute Frage da gibt es Vor- und Nachteile und je nach Situation ist das eine oder andere erwünscht. Hier wird gezeigt wie beides schnell erledigt werden kann.

 

Beim Verfassen einer Mail habt ihr im Menüband die Möglichkeit die zuletzt bearbeiteten Dateien (gelb) sowie Dateien die auf dem OneDrive abgelegt sind als Link (blau) hinzuzufügen. Dieser funktioniert dann auch für Personen ausserhalb der Firma --> 8-ung DATENSCHUTZ!! --> Lest dazu bitte unten den Abschnitt OneDrive-Link:  

 

Dateien die auf dem Daten-Server abgelegt sind könnt ihr ebenfalls mit einem Link hinzufügen. Dazu müsst ihr zuerst den Pfad der Datei kopieren. Das geht in dem ihr im Explorer (Windows 10) Shift gedrückt haltet und dann mit der rechte Maustaste auf die Datei klickt. Im Kontext Menü erscheint dann die Option Als Pfad kopieren (Bild fehlt da ich schon Win11 habe). Im Windows 11 muss Shift nicht mehr gedrückt werden.

 

Im Mail könnt ihr dann den Link direkt hineinkopieren - dann stehen die Zeichen dort aber ohne Link-Klick-Funktionalität - oder besser, ihr markiert den Text im Mail, lasst euch mit dem drücken der rechten Maustaste das Kontextmenü anzeigen und klickt auf Link zu unterst auf der Liste.  

Im folgenden Fenster könnt ihr den den kopierten Pfad in das Adress-Feld einfügen (""-Zeichen könnt ihr stehen lassen)

 

Für die Shortcut-junkies: Nachdem der Text markiert ist Kontext-Taste auf der Tastatur drücken dann --> k --> l --> Ctrl+v --> Enter

 

OneDrive-Link:

Wenn ihr den Link für eine auf dem OneDrive abgelegte Datei einfügt, ist Standardmässig weder ein Ablaufdatum noch ein Passwortschutz gesetzt. D.h. jeder der den Link erhält oder zufällig errät (crawlt) kann die Datei einsehen. Als good practice sind deshalb immer ein Passwort und ein Ablaufdatum für den Link zu setzen. Dazu könnt ihr auf den Link klicken wenn ihr ihn eingefügt habt. Dann erscheint ein Fester zum bearbeiten des Links:

 

Wenn ihr darauf klickt erscheint folgendes Fenster:

In diesem Fenster

• könnt ihr dann das Ablaufdatum sowie das Kennwort setzen, wenn ihr die Datei extern schickt.
• Den Link nur für Personen in der Organisation zugänglich machen. Ablaufdatum und Passwort sind dann nicht mehr unbedingt nötig.
• Nur dem Empfänger dieser Nachricht Zugang gewähren: Wenn der Empfänger auf den Link klickt, muss im Browser seine E-Mail Adresse angeben und erhält dann auf diese Adresse einen Verifizierungscode geschickt, den er im Browser wiederum eingeben muss. Probiert das doch mal aus und schickt einen Link an eure private Mail!! Ablaufdatum und Passwort entfallen.
• Personen mit Zugriff bedeutet, alle Personen denen ihr im OneDrive manuell den Zugriff erlaubt habt. Das könnt ihr aber nur wenn ihr euch auf https://ondrive.com einloggt dort den einzelnen Personen den Zugriff erlaubt (hier nicht erklärt). Der Zugriff für die online hinzugefügten Personen erfolgt dann nach Schema im dritten Punkt.

Verzögertes Versenden

Gemäss der Vorgaben der GL dürfen Mails an Kollegen nur zwischen 07:00 und 19:00 gesendet werden. Grund ist die Trennung zwischen Privatleben und Arbeit (besser: schaut einfach nicht ins Outlook nach Feierabend). Wer ausserhalb dieser Zeit Mails verschicken möchte, muss dies mit einer Verzögerung bis zum nächsten Arbeitstag um 07:00 machen.

 

Im Outlook gibt es dazu im Reiter Optionen den Button Übermittlung verzögern:

Danach erscheint folgendes Fenster, indem ihr die Einstellung vornehmen könnt (sowie weitere ev. nützliche Einstellungen):

 

8-ung

Obige Einstellung funktioniert nur wenn Outlook zum Zeitpunkt des gewünschten Versandes auch geöffnet ist! Oft ist diese Voraussetzung aber nicht gegeben. Was tun?

 

Das mail ganz normal in Outlook schreiben und dann speichern. Dann geht ihr auf Outlook.com und klickt auf Anmelden und loggt euch mit euren Windows Anmeldeinformationen ein (ev. müsst ihr mehrmals auf Mit einen Schlu- ... Konto anmelden drücken bis die Passwortabfrage erscheint).

 

Dort öffnet ihr den Entwurf und klickt auf den Drop-Down-Menü-Pfeil rechts im Sende-Button und wählt Später senden:

So könnt ihr die Zeit des Versands einstellen, den Computer herunterfahren und das Mail wird dennoch zum gewünschten Zeitpunkt versandt.

Signaturen

Outlook Desktop

Häufig verwendete Signaturen könnt ihr in Eigenregie erfassen. Als Beispiel seht ihr unten eine Liste von Signaturen. Einige werden euch automatisch vom Server her verteilt. Beispiel möglicher Signaturen:

Wenn ich nun eine Mail geschrieben habe aber die Standardsignatur nicht passt, kann ich diese mit Alt+# (8-ung: Nummer ändert mit der Position in der Symbolleiste) ansteuern und mit den Pfeiltasten auswählen und Enter drücken (geht natürlich alles auch mit der Maus). Danach können die ganz schnellen Ctrl+Enter drücken und das Mail ist verschickt ohne die Maus zu berühren.

 

Zum Anpassen der Signaturen auf Signaturen... (siehe Bild oben) klicken und im folgenden Fenster  

auf Neu klicken, Namen vergeben und im Fenster darunter Eintragen was man will.

 

Outlook App

Um in der Outlook App zu vermeiden, dass "wurde von iOS gesendet" oder ähnlichem unter einem Geschäfts-E-Mail steht, kann man auch hier die Signatur festlegen. Leider nur sehr rudimentär. Hier die kurze Beschreibung wie ihr die Einstellungen findet (Android):

Wenn ihr eure E-Mails seht, könnt ihr oben links auf das Häusschen drücken, so dass ihr in die verschieden Mail Ordner seht und auf das Zahnrad klicken.

dann die Signatur auswählen  

Nun könnt ihr auf Signatur drücken und anfangen zu schreiben: Es ist keine Textformatierung oder sonst irgend etwas möglich.

 

Outlook Online

Wer Outlook Online nutzt auf  Outlook.com, der kann dort seine Signatur ebenfalls einrichten. Einfach jene die ihr am häufigsten braucht. Untenstehend die Bilddokumentation wo ihr das findet:

 

 

Am Besten kopiert ihr da eure Signatur von Outlook Desktop hinein. Die Formatierung werde ihr nicht genau gleich hinbekommen wie im Outlook Desktop.