Datenschutz

Checklist für Mobiltelefone

Nachfolgend eine Checkliste um den Datenschutz zu gewährleisten. Zusammenfassung: Mitarbeiter aufmerksam machen auf den richtigen Umgang mit Geräten

1. Es soll sichergestellt werden, dass die von der IT-Abteilung geforderten technischen Voraussetzungen von den Smartphones und Tablets erfüllt werden.

2. Falls noch nicht vorhanden, soll unbedingt eine MDM-Lösung zur datenschutzkonformen Verwaltung der Geräte eingeführt werden.

3. Den Mitarbeitern soll erklärt werden, dass im Notfall von den IT-Administratoren entfernt auf ihre Geräte zugegriffen werden kann, jedoch nur auf den abgeschotteten Bereich mit den geschäftlichen Daten. Die privaten Daten sind vor dem Zugriff seitens des Arbeitgebers sicher.

4. Den Mitarbeitern soll deutlich gemacht werden, dass das Handy mit einem Passwort geschützt werden muss.

5. Es soll erklärt werden, dass das Endgerät lokalisiert werden kann, z.B. wenn es verloren geht oder gestohlen wird. Dies funktioniert jedoch nur, wenn die Ortungsdienste für das Arbeitsprofil aktiviert sind (nur Android).

6. Es soll den Mitarbeitern außerdem erklärt werden, dass der geschäftliche Bereich – aber nicht der private Bereich - inklusive aller Apps und Daten von dem Gerät gelöscht werden kann (Partial Wipe). In keinem Fall werden private Daten wie z.B. Bilder gelöscht.

7. Den Mitarbeitern soll deutlich gemacht werden, dass alle auf dem Endgerät installierten geschäftlichen Apps vom Arbeitgeber eingesehen werden können. Aber dies ist ja auch bei allen anderen Firmenrechnern selbstverständlich der Fall.

8. Den Mitarbeitern soll eingeschärft werden, dass nur sie selbst, auf keinen Fall aber Familienmitglieder, Freunde oder andere Firmenfremde Zugriff auf den Bereich mit den Firmendaten haben dürfen.

9. Betont werden soll, wie wichtig es ist, dass das Gerät über das MDM verwaltet wird. Andernfalls besteht ein Sicherheitsrisiko für die Firma. Es müsste sich dann vorbehalten werden, das Gerät zurückzufordern oder die berufliche Nutzung des privaten Gerätes zu untersagen.

10. Die Mitarbeiter sollen darauf hingewiesen werden, dass sie sich durch das Handy oder Tablet nicht verleiten lassen dürfen, die vorgeschriebene Regelarbeitszeit zu überschreiten.

11. Dem Arbeitnehmer soll klar gemacht werden, dass Ihnen der Verlust oder Defekt des Endgerätes unverzüglich mitgeteilt werden muss. Mit einer schnellen Reaktion im Verlustfall können Firmendaten verlässlich geschützt werden.

12. Dem Arbeitnehmer sollte empfohlen werden, in regelmäßigen Abständen Sicherungen des Endgeräts vorzunehmen.

13. Es sollte darauf hingewiesen werden, dass sich auf dem Endgerät befindliche geschäftliche Daten sowie das Endgerät selbst bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder der Teilnahme an COPE/CYOD-Programm abgegeben werden müssen, sofern es sich um ein Firmengerät handelt. Auf BYOD-Geräten müssen in diesen Fällen alle geschäftlichen Daten gelöscht werden.

14. Bei der Nutzung von Apps sollte sich mit dem Mitarbeiter verständigt werden. Sollen private Apps auch geschäftlich genutzt werden oder umgekehrt, müssen die Lizenzbedingungen geprüft und Kosten gegebenenfalls untereinander aufgeteilt werden.

15. Der Arbeitnehmer sollte seine privaten Daten wie z.B. Kontakte, Fotos und Musik nicht im Zusammenhang mit seiner geschäftlichen Tätigkeit verwenden.

16. Firmendaten wie z.B. geschäftliche Kontakte dürfen nicht in das private Adressbuch des Arbeitnehmers übernommen werden.

17. Falls das Gerät mit einem Firmenvertrag läuft, soll mit dem Arbeitnehmer geklärt werden, dass die Roamingkosten bei der privaten Verwendung des Endgerätes im Nicht-EU-Ausland einen festgelegten Betrag, z.B. 50 Euro pro Monat, nicht übersteigen dürfen.